Intervju - Möt Emil Jönsson

Kan vi spara en kaka?

Vi använder cookies för att ge dig bästa möjliga upplevelse när du besöker vår webbplats. Fortsätter du använda webbplatsen accepterar du att cookies används. Läs mer här.

Möt Emil Jönsson

Kursledare Schemastyrning i vården

Här finns vi

Emil j

Hej Emil! 

Du är kursledare på Schemastyrning i vården som går 25-26 november.

  • Är det några aktuella trender, beslut eller ny lagstiftning som påverkar schemaläggningen inom sjukvården?

Jag upplever att medarbetarnas hälsa kopplat till skiftarbete har varit på agendan under en längre period och jag tror att det kommer fortsätta att vara så. Vi vet i dagsläget att vissa delar av schemaläggningen kan få negativa hälsokonsekvenser och det kommer vara intressant att fortsätta följa forskningen på detta område. Utmaningen för oss som arbetar praktiskt med schemafrågan är att omsätta forskningens rekommendationer och balansera detta mot verksamhetens, patienternas och medarbetarnas andra önskemål som kan påverka schemaläggningen.

  • Vilken typ av verksamheter (inom sjukvården) har störst utmaningar när det gäller schemaläggning?

Det finns många verksamheter med olika förutsättningar, så det är en svår fråga! Något som dock generellt brukar vara en stor utmaning är när man har ett varierande bemanningsbehov för arbetsuppgifter som kräver specialistkompetenser. Vid schemaläggningen är det svårt att veta när bemanningen behöver vara som högst och det är svårt att plocka in extrapersonal.

  • Hur brukar processen se ut när man tar itu med sin schemaläggning för att förnya/förbättra arbetssättet?  

Jag skulle säga att det beror lite på vad man är ute efter att förbättra: Processen för att ta fram ett schema, själva schemat i sig, eller både och.  När det gäller processen så kommer man oaktat in på vad verksamheten har för schemamodell. Det finns plus och minus med olika modeller och här rekommenderar jag att man utgår ifrån vad man vill få ut av sin schemaläggning och väljer modell därefter. För ett nytt schema (oavsett om man har fast eller ISP-schema) så är det viktigt att börja i styrningsfrågorna och inte direkt rusa till detaljerna i schemaläggningen. Rätt ände brukar vara att börja med hur bemanningsbehovet ser ut, personalgruppens utformning, regler/avtal kopplat till helg och jour, osv. När man börjar få ramarna på plats blir det enklare att göra ett så bra schema som möljigt. Oavsett vilket förändringsarbete som genomförs så är det väldigt viktigt att involvera personalrepresentanter.

  • Har du något ”case” där just schemaläggningen inneburit en stor förbättring för personal eller patienter?  

Det är vanligt att man tror att bara vi hade ett system så skulle schemaläggningen var så mycket enklare. Inte sällan kopplat till en frustration bland personalen. Komplexiteten som är kopplat till schema är dock inte möjlig att lösa enbart med ett system utan ofta krävs ett större förändringsarbete med fokus på schema.

Vi arbetade med en nationell vårdaktör där man såg behov av minskad sårbarhet och tidsåtgång för schemaläggningen samt en bättre överblick av bemanningen. Genom att analysera nuläget, arbeta fram scenarion för hur ett nyläge skulle kunna se ut; samt involvera personalen under hela arbetet med workshops och medarbetarundersökningar lyckades verksamheten att uppnå:

- Samsyn kring schemaarbete - så här gör vi i vår organisation
- Tydlighet kring personalens respektive chefens ansvar för beslut och prioriteringar – att schema utgår från verksamheten
- Involvering av medarbetare - för att skapa rätt förväntningar på vad som kan uppnås i ett schema
- Ett driv att komma i mål med förändringsarbetet - genom att ta in extern hjälp som "motor"

  • Vilken är största utmaningen i att utforma ett bra schema?

Tyvärr finns det inte ett perfekt schema! Det är så många olika intressenter som påverkas av hur schemat ser ut. Vi har verksamhetens behov, en personalgrupp med olika behov, lagar & avtal som måste uppfyllas och arbetsmiljö som måste respekteras. Ett bra schema brukar ofta vara ett resultat av genomtänkta och motiverade beslut som grundar sig i en avvägd balansgång mellan dessa olika intressenters önskemål och krav.

  • Vad krävs för att bli en riktigt bra schemaläggare?

Tre personliga egenskaper som jag tror är viktiga är:

- Känsla för siffror och mönster. 
- Pedagogisk. Schemaläggning kan ibland vara svårt att förstå och det är därför viktigt att kunna förklara för medarbetare och chef varför man inte kan göra si eller så.
- Nyfiken. Ett schema kan inte bli bättre än de förutsättningarna man har att pussla med. Är man nyfiken på att förstå dessa förutsättningar och hur de hänger ihop så skapas en möjlighet att kunna påverka dem.

Tack!